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Economie

L’avantage des réunions virtuelles est qu’elles démarrent à l’heure


Les rencontres à distance sont plus efficaces mais aussi plus fatigantes si elles sont trop longues.

Depuis deux ans, on s’est habitué à jongler entre réunions virtuelles (Zoom, Teams…) et réunions en présentiel. Entre les deux, une différence saute vite aux yeux : les premières démarrent le plus souvent à l’heure quand les secondes commencent souvent en retard.

Les réunions en présentiel exigent de se déplacer. À distance, sauf incident technique, on se connecte en un clic ou deux : cette simplicité rime avec rapidité ; on entre en réunion instantanément, sans avoir à courir, à se perdre dans les couloirs avant de trouver la bonne salle puis à batailler (parfois) pour avoir une place assise.

Des réunions plus courtes

« En présentiel, pour justifier son retard, on peut toujours s’abriter derrière l’ascenseur bondé, la file d’attente à la machine à café ou la salle difficile à trouver », souligne Julien Fanon, directeur exécutif chez Accenture.

Rien de tel à distance. « Après 18 mois de télétravail, plus question d’évoquer un problème de connexion», ajoute Julien Fanon. Les outils numériques sont performants et gare à celui qui se réfugie derrière des difficultés techniques pour justifier son retard. Cela fonctionne une fois, pas deux.

Des réunions plus courtes

À distance, les créneaux d’une demi-heure sont devenus la norme car devant un écran l’attention est plus soutenue. C’est donc plus fatigant. Ce format de 30 minutes s’est substitué aux traditionnelles réunions physiques d’une heure ou plus.

Ce format court exige de démarrer à l’heure. « Si une réunion de 30 minutes commence par dix minutes de retard, elle est mécaniquement amputée d’un tiers, poursuit Julien Fanon chez Accenture. Autant dire qu’elle perd sa raison d’être.

En télétravail, nous avons tendance à perdre la notion du temps ; les temps « morts » s’effacent, les pauses se font plus rares, explique Juliette Massart, psychologue du travail et consultante chez Onepoint, société de conseil en transformation numérique. Ces réunions plus courtes sont nécessaires parce que « nous sommes plus focalisés sur nos tâches, avec des outils qui calibrent notre journée ».

On va droit au but

Pour les réunions en présentiel, l’ordre du jour fixé à l’avance balise l’ensemble des sujets qui seront abordés. Il est parfois précédé d’un tour de table, quand les présentations sont nécessaires ou que chacun doit expliquer les dossiers sur lesquels ils travaillent.

En distanciel, l’ordre du jour strict reste une exception. Les délais ramassés font qu’on va droit au but. Les intervenants, plutôt que d’additionner les dossiers ou de procéder à une analyse générale, se fixent sur un point en particulier.

Ce souci d’efficacité est un facteur supplémentaire de ponctualité : en arrivant en retard, on risque de manquer des explications clés.

Parvenir à trancher

En théorie, les réunions plus courtes du virtuel et leur rythme plus cadencé que le présentiel pourrait laisser penser que les décisions sont prises plus vite. Pas forcément.

« Moins de perturbations dans le déroulement des réunions à distance signifie aussi moins de off, d’informel et d’informations contextuelles », souligne Julien Fanon chez Accenture. Ces différents éléments d’aide à la décision sont ceux dont on peut prendre connaissance entre deux portes en se rendant en réunion. Ou alors autour d’une table en aparté.

En supprimant ces instants de transition, on prive notre cerveau de coupures pourtant bénéfiques à la mémoire ou à la concentration. Julie Massart recommande de programmer les réunions virtuelles avec au moins cinq minutes de battement.

Voyages superflus

Depuis le début de la crise sanitaire, les outils numériques remplacent certains voyages jugés superflus. La marque Parfums de Marly, distribuée dans plus de 80 pays, l’illustre bien. Son PDG Julien Sausset s’est replongé dans la perception des fuseaux horaires.

« Il est indispensable à l’heure de fixer un rendez-vous à nos filiales ou nos distributeurs, explique Julien Sausset. Vous vous trompez d’une heure et c’est potentiellement une ou plusieurs de journée de perdu avant de pouvoir recaler un call avec l’ensemble des interlocuteurs. » La ponctualité est donc plus que de rigueur.



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